采购经理除了要面对供应商,处理与供应商的各种问题,也还要面对企业内部的各个部门,解决他们的问题。但现实是在很多企业中,采购留给其它部门的印象并不是特别好,会产生很多误解。
采购,也就是知道花钱买东西,谁不会?
为什么花钱买东西还这么慢呢?今天提需求,明天就应交付,京东不就是这样吗?
中秋前夕,有其他部门同事问:怎么还没收到供应商的月饼吗?
腐败重地,很多人拿回扣。前几天刚爆出某互联网企业的IT高管受贿上千万呢。
我们这儿负责IT采购的,都是混得最差的IT工程师转过去的。
对此现状,采购经理们有必要做些什么呢?跨部门培训是一个好的选择,或许称作跨部门交流更友好?采购做跨部门培训,要做哪些工作呢?
一、培训准备
首先了解此次培训的受众,相应选择培训的内容和设置不同的目标。来自哪些部门?都是什么层级的员工?都遇到过哪些与采购相关的问题?对于新的流程/政策,会有哪些影响?可能会遇到哪些问题?等等。
除了流程/操作/问题解决等内容外,也培训采购知识?市场行情?其他业务部门恐怕不大关心。对业务部门有帮助的新方法、新技术应该会更加吸引人。或者对大家的私人日常采买也作一些指导或协助。
展现亲和力、领导力,万一你需要从其他部门挖一个人到你的部门来呢。这种挖过来的员工对跨部门协作很有价值。
如果需要,可以事先做个问卷调查,收集参会者关心的问题。
二、如何实施
面对其他部门的经理们,以交流感情为主,把故事讲好,多表扬配合得好的部门,多提对其他部门工作的价值。少提要求,可私下面对面沟通时再提。
面对其他部门的员工,教会流程/操作为先。把PPT做好,把流程简化到不能再简化,掰开了揉碎了,给他说明白,让他有需求知道如何提、有问题知道找谁问。
为什么跨国企业里有不少印度人担任CEO?关键就是沟通能力强,PPT写得好,再复杂的问题都能分析展现得清晰透彻、易于理解!
流程更多的是要求,如果让其他部门的员工能够配合执行,不仅仅是说明白如何用,还要想法设法强迫、诱导或者奖励他去用。多举案例。正面的例子多举本公司的,反面的从外面抓取,尤其是业务部门在忽视采购的支持时如何死掉的那种。
某采购总监在内训时举自己公司的例子,具体而精彩。业务部门要采购一批工服,指定必须红色,采购经过了解,发现业务部门的观点是红色耐脏,所以选红色。采购并没有直接否定业务部门的观点,而是让供应商在红色之外又多选了几个颜色做成样衣,让业务部门自己去选。这样给业务部门的感觉就很好,这是增值服务,不是观念之争。
三、培训方式
目前疫情下线上居多。如果平时,组织线下的面对面分享,效果会更好。线上分享难度比较大,看不到听众的直接反映,需要有很好的技巧。卡内基训练常推出一些免费线上直播分享,可以学习与借鉴。
一次培训就能解决问题?不可能滴。一次不行就多次培训。再开会培训不来怎么办?谁来开会,午餐免费,另有礼品赠送。设置个奖励。对培训学习得好,对流程执行得好的,就要予以奖励。
部门秘书呢?争取和其他部门的助理们搞好关系。找到其他部门的意见领袖,好好笼络一番。下次去拜访供应商时,带回来的土特产,不要本部门私吞了,多分给其他部门一些。
四、后记
采购部门,尤其是间接采购,主要通过支持其他的职能部门体现价值,无论在创新型企业还是在成本型企业中,都不算是强势部门。针对各种问题,我们要主动出击,多多交流,展现我们的专业形象和特有价值。